哈尔滨商业大学财务处“校园一卡通”管理办法

哈尔滨商业大学财务处“校园一卡通”管理办法

为加强哈尔滨商业大学校园一卡通（以下简称校园卡）建设和管理工作，建立规范的校园卡工作秩序，提高校园卡管理工作水平，为实现统一系统管理、统一身份识别、统一信息服务、统一账户结算的管理和服务目标，根据国家有关规定，根据哈尔滨商业大学校园卡管理办法等依据，特制定本管理办法。

一、商户清算

我校在建设银行单独设立校园一卡通账户，实行独立核算。商户清算涉及财务处一卡通中心与二级结算单位之间的转账结算和账务处理。二级清算单位为后勤总公司、专家公寓和图书馆等。后勤总公司每十天清算一次，专家公寓和图书馆每月月末清算一次。

具体操作流程：

查询清算单位在清算期间的交易流水中的消费余额。

通过系统中的商户清算功能，对商户及清算日期范围进行选择，实施对商户的清算。

清算后，在报表中心中查询清算汇总报表，核对清算汇总报表总数与交易流水中的消费余额是否一致。

经财务人员核对一致后，再与二级清算单位核对金额，全部核对一致后通过一卡通系统出具纸质清算汇总报表，一式三份。（一份由财务处存档保管，一份交由二级清算单位，一份作为凭证附件进行账务处理。）

由收入管理科科长审核签字后再由二级清算单位负责人签字，保证清算金额准确无误。

经由总会计师及财务处处长复审签字后，由二级清算单位到会计科取支票，进行转账。

二、校园卡自助圈存

校园卡自助圈存机实现自助充值的功能是本校园卡的特色。该卡可与学校发放的建行卡建立对应关系。学生可通过自助圈存机进行实时转账。自助圈存机的数据与一卡通系统实时连接，当学生进行自助充值时，通过一卡通系统中的交易流水功能方可查询。财务人员每周一、三将建设银行校园一卡通圈存回单取回，并根据日期与一卡通系统进行对账，如有与系统不一致的地方，及时与银行联系，对账成功后回单交由会计人员进行账务处理。

三、四六级小额批量扣款

由于四六级考试每年两次，报名人数每次高达13000余人，报名费四级35元/人，六级37元/人，每次缴款时以现金收取，但钱数零散，人数众多，导致四六级报名费的收取工作量较大，收费期限也较长。一卡通系统的引进使得小额批量扣款功能得以实现，大大提高了工作效率，降低了现金流动的风险性。由于财务人员没有一卡通扣款权限，而网络中心部门负责一卡通系统的建立与维护，具有此权限，因此由财务主管审批扣款时网络中心部门与财务处共同合作，得以实现此功能。

具体操作流程：

由教务处提供四六级报名学生名单，名单需包括以下内容：姓名、学号、院系、专业、班级、应缴金额、级别等内容，以保证有据可查。

财务人员通过数据库核查数据，保证扣款准确到人，以防出现扣错款的可能性。

将经过核查后的数据由财务处交于网络中心，由网络中心具有扣款权限的一卡通负责人进行批量扣款，扣款时财务处与网络中心两个部门的工作人员同时在场共同相互监督。

校园卡中若余额充足，则扣款成功；若余额不足，则扣款失败。

网络中心将扣款明细由一卡通系统导出，交由财务处。

财务处将扣款失败的明细返还至教务处，并由教务处通知扣款失败学生以学院为单位在规定的时间内到财务处补交四六级报名费。

四六级报名费缴齐后，由财务处与教务处核对金额总数。

核对一致后，财务人员通过系统出具纸质版扣款成功的交易流水总表及扣款明细汇总表，交由收入管理科科长审核签字。

经总会计师、财务处处长复审并签字后到会计科开支票，由一卡通账户转入基本户，所有四六级报名费缴齐后，一部分按比例缴教育厅计入暂存，留余部分计入教务处考试费作收入并上缴财政。

四、对校园一卡通管理办法的提议

校园一卡通现在广泛用于校内消费和身份识别，可实现食堂就餐、图书借阅、上机、门禁等功能。商户清算时以二级清算单位为准，根据我校实际情况，二级清算单位包括：后勤总公司、专家公寓和图书馆。但二级清算单位中包括许多三级、四级部门，部门中包括近百家商户，由于一卡通系统建立时间较短，现在对商户采取免收管理费的政策。但随着一卡通系统的不断扩大，对商户的管理日趋完善，商户的管理费也应按一定比例收取，以保证商户间、商户与二级清算单位之间、商户与学校之间的良性有效发展。